Constitution / Statuts

Constitution

Objectives
To bring together those residents of Canada who are interested in the study of written communication in its various forms and processes. To encourage the interdisciplinary study and teaching of these subjects.

Membership
Membership shall be open to all who are interested in the scholarly study of written communication in its various forms and processes, upon payment of the required fee.

Dues
Time and amount of payment of annual dues to be determined by the Executive. The membership year and the financial year shall be the calendar year.

Meetings
There shall be an Annual General Meeting, usually in conjunction with the meeting of the Congress of Humanities and Social Sciences. Notice of meeting shall be sent to all members at least a month in advance.

Committees
The Executive shall have the power to establish and to dissolve committees as the need arise.

Amendments
Amendments to the Constitution shall be made only at a regular meeting by a two-thirds majority of the members present. Any amendments shall be presented in writing by the Executive to the membership at least a month before the meeting that will vote on it.

Executive
The Executive shall consist of the immediate Past-President, President, Vice-President,
Secretary-Treasurer, at least one, but not more than three, Members-at-Large, and two
Graduate Students, one of whom shall be French-speaking and the other English-speaking.

  •  All members shall be eligible to serve on the Executive.
  • They shall be elected for terms of two years, renewable for one additional two-year term.
  •  The Executive shall have the power to manage the affairs of the Association between its general meetings, this to include: all financial activities, signing documents on behalf of the Association, arranging a suitable programme for the meeting and an agenda for the AGM.
  •  An audited financial statement shall be presented to the Annual General Meeting.
  •  The Executive shall keep a list of members which will be available to all members on request.
  •  The Executive shall have the power to establish a communication system, in any medium, for the purpose of linking members.
  •  Minutes of all General Meetings shall be taken and distributed to all members.

Nominations
The Executive shall be responsible for presenting nominations for officers to be elected at the general meeting. Nominations may be made from the floor.

Vote
All members shall be entitled to vote at all legally called meetings. A quorum shall consist of 1/10 of the membership.

Statuts

Objectifs
Réunir les résidents du Canada qui s’intéressent à l’étude des diverses formes et processus de la communication écrite; encourager l’étude interdisciplinaire et l’enseignement de ces objets d’étude.Adhésion
Toutes les personnes qui s’intéressent aux objectifs de l’Association peuvent y adhérer lorsqu’elles paient la cotisation requise. 

Cotisation
La période de validité de l’adhésion et l’année financière coincident avec l’année civile. Le montant de la cotisation annuelle est déterminé par le conseil d’administration.

Assemblées
L’Assemblée générale annuelle se déroule normalement pendant le Congrès des sciences humaines. L’assemblée est annoncée à tous les membres, par courriel, au moins un mois à l’avance.

Comités
Le conseil d’administration peut créer et dissoudre des comités au besoin.

Amendements
Des amendements aux statuts ne peuvent être proposés que lors d’une assemblée régulière. Ils sont adoptés par vote à la majorité des deux tiers des membres présents. Le conseil d’administration doit présenter aux membres  les propositions d’amendement par écrit, au moins un mois avant l’assemblée.

Conseil d’administration
Le conseil d’administration est composé du (ou de la) président(e) sortant(e), d’un(e) président(e), d’un(e) vice-président(e), d’un(e) secrétaire-trésorier(-ière), d’au moins un(e) conseiller(e)s pour un maximum de trois et de deux étudiant(e)s inscrit(e)s aux études supérieures, l’un(e) francophone, l’autre anglophone.

  • Tous les membres de l’Association sont éligibles aux postes du conseil d’administration.
  • Les membres du conseil d’administration sont élus pour un mandat de deux ans, renouvelable pour une durée supplémentaire de deux ans.
  • Le conseil d’administration gére les affaires de l’Association entre les assemblées générales, y compris toutes les activités financières ; il signe tous les documents au nom de l’Association et élabore un programme adéquat pour les colloques et l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle.
  • Des états financiers vérifiés doivent être présentés à l’assemblée générale annuelle.
  • Le conseil d’administration produit la liste des membres, et la met à la disposition de tous sur demande.
  • Le conseil d’administration peut utiliser tous les moyens disponibles afin d’assurer la communication entre les membres.
  • Des comptes rendus des assemblées générales annuelles sont rédigés et distribués aux membres

Candidature
Il incombe aux membres du conseil d’administration de présenter des candidatures aux postes de l’exécutif lors des élections. Tout membre de l’association peut
également présenter des candidatures.

Vote
Tous les membres ont le droit de vote lors des assemblées convoquées légalement. Le quorum est d’un dixième des membres inscrits.

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